Minęło 60 dni od wystawienia faktury za wykonany transport, a płatności brak - brzmi znajomo? Niestety, brak prawidłowo dostarczonych dokumentów potwierdzających wykonany transport jest najczęstszą przyczyną opóźnień w płatnościach w branży transportowej. A przecież w branży transportowej przy zawieraniu transakcji liczy się czas.

Do niedawna standardem było wydłużanie terminu płatności oraz kary umowne za brak dostarczenia dokumentów w oryginale drogą pocztową. Bogate orzecznictwo w tym temacie potwierdziło, że kary te są w większości nieskuteczne. Istotą umowy przewozu jest terminowe przewiezienie towaru z punku A do B, a nie wysyłka dokumentów w ciągu 7 dni od wykonania transportu.

W ostatnim czasie przewoźnicy coraz częściej nie otrzymują płatności pomimo wysyłki dokumentów pocztą. Powodem bywa klauzula w zleceniu transportowym nakazująca wysyłkę na określony adres e-mail lub przez portal internetowy.

Uważaj na formę dostarczenia dokumentów

W zleceniach transportowych coraz częściej pojawiają się zapisy z rodzaju:

„Prosimy o przesłanie pocztą e-mail kompletnych pokwitowań dostawy (PODs) w postaci pliku PDF natychmiast po zakończeniu transportu na adres abcdefg@transport.com - faktury i potwierdzenia dostaw pocztą nie będą akceptowane i zostaną zniszczone bez przetwarzania!”

- Firmy spedycyjne stosują podobne zapisy chcąc przyspieszyć proces płatności. Jednak przewoźnicy, przyzwyczajeni do starych zwyczajów, w obawie przed karami i wydłużeniem terminu płatności nadal wysyłają dokumenty pocztą. Tymczasem wysyłka dokumentów na określony e-mail lub przez portal bywa konieczna do samozafakturowania w systemie danej spedycji cyfrowej i automatycznego wystawienia noty uznaniowej/Gutschriftu z określonym terminem płatności – tłumaczy Paulina Eliasz-Pietrusewicz, prawnik w TC Kancelarii Prawnej.

W branży transportowej przy zawieraniu transakcji liczy się czas. Jednak biorąc pod uwagę, że transakcje zawierane są z kontrahentami z różnych krajów UE, a zlecenia transportowe i ich postanowienia są w różnych językach, warto już na etapie zawierania umowy ustalić sposób wysyłki dokumentów. Jeśli nie jest to określone, w pierwszej kolejności po wykonanym transporcie należy sprawdzić w zleceniu jaka forma wysyłki dokumentów jest wymagana. Takie postępowanie pozwoli zaoszczędzić nie tylko koszty pocztowe, ale także czas i stres spowodowany windykacją należności.